DECRETO N. 2.295 – DE 29 DE JANEIRO DE 1938
Aprova o regimento do Serviço do Pessoal do Ministério da Agricultura e dá outras providências
O Presidente da República, usando das atribuições que lhe confere o art. 74, alinea a), da Constituição e atendendo ao que dispõe o art. 11, do decreto-lei n. 204, de 25 de janeiro de 1938, resolve:
Art. 1º Fica aprovado o regimento do Serviço do Pessoal do Ministério da Agricultura, assinado pelo respectivo ministro de Estado, e que acompanha o presente decreto.
Art. 2º Enquanto não forem instituídos os serviços regionais pelos regimentos das repartições. a acção do Serviço do Pessoal se exercerá sôbre os funcionários do Quadro Único, lotados nas diferentes repartições, bem como sôbre os extranumerários que nelas desempenham suas funções.
Parágrafo único. Tendo em vista as necessidades do serviço, o ministro de Estado poderá determinar, em portaria. sem prejuizo dos assentamentos, a maneira de pagamento do pessoal que serve nos Estados e cujas fôlhas não puderem ser processadas pelo Serviço do Pessoal.
Art. 3º Revogam-se as disposições em contrário.
Rio de Janeiro, 29 de janeiro de 1938, 117º da Independência e 50º da República.
Getulio Vargas
Fernando Costa
Regimento do Serviço do Pessoal do Ministério da Agricultura, a que se refere o decreto n. 2.295, de 29 de janeiro de 1938
CAPITULO I
DA ORGANIZAÇÃO
Art. 1º O Serviço do Pessoal do Ministério da Agricultura será constituida dos seguintes órgãos:
I – Secção Administrativa (S.A.).
II – Secção de Controle (S.C.).
III – Secção Financeira (S.F.).
IV – Secção de Assistência Social (S.S.).
Art. 2º O cargo de diretor do Pessoal será exercido em comissão.
Art. 3º As secções serão chefiadas por funcionários designados pelo diretor do Pessoal.
Art. 4º Caberá ao diretor do Pessoal:
I – Orientar os trabalhos e manter a perfeita coordenação das secções.
II – Designar os funcionários que devam chefiar as secções.
III – Distribuir os funcionários e extranumerários pelas secções, respeitada a lotação.
IV – Cumprir e fazer cumprir as deliberações das autoridades superiores.
V – Conceder férias, licenças e demais vantagens aos funcionários e extranumerários em exercicio no Serviço do Pessoal, de acôrdo com a legislação em vigor.
VI – Assinar as "Cadernetas dos Funcionários” que forem emitidas pela Secção Administrativa.
VII – Dar posse aos funcionários nomeados para cargos dos quadros sujeitos á jurisdição do Serviço do Pessoal.
Art. 5º Caberá à Secção Administrativa:
a) propor ou opinar quanto à criação e a supressão de cargos e funções, tendo em vista as necessidades dos serviços;
b) iníciar o processo para provimento de vagas ocorridas nos quadros do funcionalismo;
c) estudar e opinar nos processos de admissão, recondução, distribuição, melhoria de salário e dispensa dos extranumerários;
d) instruir os processos relativos a transferências, remoções e permutas;
e) instruir os processos referentes à lotação e relotação das repartições;
f) instruir os processos e expedir as comunicações necessárias, relativamente a licenças, concessões legais, aposentadorias, punições, elogios, fianças, cauções, montepio, previdência, destituição e falecimento e assuntos da legislação geral, concernentes aos funcionários e extranumerários;
g) requisitar inspeções médicas para efeito de licenças e aposentadorias e promover visitas médicas para comprovação da ausência dos funcionários e extranumerários;
h) coordenar, nas épocas próprias, em face dos recursos orçamentários, as relações numéricas dos extranumerários para cada repartição, discriminando o número e o salário;
i) organizar as relações nominais dos extranumerários, com indicação dos elementos constantes das relações numéricas;
j) publicar o “Boletim do Pessoal” que será amplamente distribuido, inserindo-se nele, obrigatoriamente, tôdas as decisões e átos relativos aos funcionários e extranumerários;
k) lavrar e registar todos os atos relativos aos funcionários e aos extranumerários;
l) instruir os processos que devam ser encaminhados à Comissão de Eficiência;
m) manter rigorosamente em dia o assentamento individual, com a indicação dos elementos de: identificação, encargos de familia, natureza profissional, exercício das funções, psicotécnica e quaisquer outros fatos que se relacionem, direta ou indiretamente, com o exercício da função pública;
n) manter rigorosamente em dia os elementos necessários ao processamento das promoções dos funcionários;
o) organizar, manter em dia e publicar a "Lista de antiguidade dos funcionários;
p) organizar e publicar o "Almanaque do Pessoal”;
q) matricular os funcionários e extranumerários, e adotar o código e os prefixos dos cargos e das funções, que forem estabelecidos pelo Departamento Administrativo;
r) emitir a “Caderneta do Funcionário”;
s) organizar o expediente relativo à posse dos funcionários;
Art. 6º Caberá à Secção de Controle:
a) organizar e manter em dia a ficha financeira individual;
b) organizar e manter em dia a conta corrente das carreiras profissionais;
c) organizar e manter em dia a conta corrente dos diferentes órgãos de serviço;
d) fiscalizar permanentemente a distribuição e aplicação das verbas de pessoal;
e) controlar os boletins de frequência que lhe devem ser diretamente encaminhados pelas repartições;
f) proceder à averbarão e classificação dos descontos e consignações, exercendo a fiscalização necessária;
g) expedir à Secção Financeira os boletins de alterações, contendo os novos elementos e as modificações de crédito e débito do pessoal;
h) expedir guias de crédito correspondentes aos descontos autorizados;
i) conferir os valores averbados e classificados;
j) promover, no mínimo duas vezes por ano, o balanço dos órgãos pagadores, adotando, exclusivamente, como comprovantes os dados publicados no “Boletim do Pessoal".
Art. 7º Caberá à Secção Financeira:
a) elaborar os livros-fôlha ou fôlhas avulsas de pagamento, as relações dos descontos obrigatórios e autorizados, bem como os cheques ou bilhetes com o extrato dos lançamentos feitos em fôlha;
b) organizar a demonstração mensal da despesa pessoal;
c) apurar o custeio do pessoal;
d) encaminhar à Secção Administrativa, devidamente organizados, os elementos da despesa que devam ser publicados no “Boletim do Pessoal”:
e) conferir os valores apurados e descontados.
Art. 8º Caberá à Secção de Assistência Social:
a) estudar as medidas preventivas contra acidentes que possam atingir os funcionários e os extranumerários, quando no exercício de suas funções;
b) estabelecer medidas para socorros de urgência;
c) providenciar a adoção de medidas para a higienização dos locais de trabalho e para o confôrto do pessoal;
d) colaborar na incentivação do cooperativismo;
e) colaborar nos estudos de tipologia, antropometria e psicotécnica, relativos aos funcionários e extranumerários.
f) estudar e propôr a organização de cursos de adaptação e aperfeiçoamento.
CAPÍTULO II
DA FICHA FINANCEIRA
Art. 9º A ficha financeira terá modêlo padronizado, será individual e conterá, obrigatòriamente, todos os elementos relativos ao crédito e ao débito do funcionário ou do extranumerário.
§ 1º Para os lançamentos na ficha financeira, a Secção de controle conferirá e arquivará, como elementos de comprovação, os boletins de freqüência e registrará os processos que lhe forem encaminhados.
§ 2º Nenhum crédito será lançado, sem que esteja na conformidade dos dispositivos legais e regimentais em vigor, sem expressa autorização da despesa pela autoridade competente e publicação no "Boletim do Pessoal”.
§ 3º Ao lançar o crédito na ficha financeira, a Secção de Controle indicará o número do processo e a edição do “Boletim do Pessoal” que lhe corresponderem.
§ 4º Os lançamentos concernentes ao débito deverão indicar:
a) os números do contrato e do processo respectivo, quando se tratar de consignação para amortização do empréstimo;
b) o número do processo, nos demais casos.
§ 5º As fichas financeiras serão classificadas em ordem alfabética, separadamente, para os funcionários e extranumerários.
§ 6º É absolutamente vedada a averbação de consignação que não tenha sido requerida pelo funcionário, ou pelo extranumerário, não podendo ser feita a cobrança de débito pelas relações organizadas pelos consignatários.
§ 7º É absolutamente vedada a averbação de consignações e a informação dos processos correspondentes fora da ordem cronológica de entrada.
§ 8º Nenhum contrato de empréstimo poderá ser encaminhado à Secção de Controle, se dêle não constar, em declaração firmada pelo chefe do Serviço respectivo, que o consignante está em exercício e não responde a processo administrativo.
CAPÍTULO III
DO BOLETIM DE FREQÜÊNCIA
Art. 10. O Boletim de freqüência terá modêlo padronizado e conterá, obrigatòriamente, além da indicação dos dias de trabalho, no período regimental, o número de horas extraordinárias de trabalho, as diárias, as gratificações legais e regulamentares e as retificações e aditamentos relativos ao mês anterior.
§ 1º A freqüência será apurada para um período de tantos dias quantos forem os do mês a que corresponder, até a data do seu encerramento.
§ 2º Só nos dois meses que precederem o do encerramento do exercício. poderá ser feita por estimativa a determinação de uma parte da freqüência, descontando-se, no mês seguinte, as faltas verificadas no período estimado.
§ 3º A inclusão de horas extraordinárias de trabalho, diárias e gratificações, no Boletim de freqüência, só poderá ser feita com a indicação do número do processo em que tiver havido a prévia autorização de quem de direito, observados os dispositivos legais e regulamentares em vigor.
§ 4º A freqüência dos funcionários e dos extranumerários será apurada separadamente.
CAPÍTULO IV
DO BOLETIM DE ALTERAÇÕES
Art. 11. Depois de constatar a exatidão das indicações contidas nos processos ou no boletim de freqüência, tendo em vista os recursos orçamentários, empenho de despesa e os dispositivos legais e regulamentares em vigor, a Secção de Controle averbará os elementos correspondentes na ficha financeira, emitindo e encaminhando à Secção Financeira o boletim de alterações, devidamente conferido, e que servirá de elemento básico à confecção da fôlha de pagamento.
§ 1º O boletim de alteração indicará expressamente:
a) quanto ao crédito, à edição e o item do “Boletim do Pessoal” que tiver publicado o ato, modificando a situação anterior do funcionário ou do extranumerário;
b) quanto ao débito, o número do processo relativo aos descontos, mesmo no caso de empréstimos e mensalidades.
§ 2º Os boletins de alterações serão arquivados como comprovantes, na Secção Financeira.
CAPÍTULO V
DAS FÔLHAS DE PAGAMENTO
Art. 12. As fôlhas de pagamento de vencimentos dos funcionários e de salário dos extranumerários, bem como das diárias, gratificações e juda de custo, serão organizadas e processadas pelo Serviço do Pessoal.
§ 1º As diárias e gratificações deverão ser incluídas na mesma fôlha de pagamento relativa ao mês a que corresponderem.
§ 2º O funcionário ou extranumerário licenciado deverá constar da mesma fôlha de pagamento em que é incluído, quando em efetivo exercício.
Art. 13. O pagamento do pessoal poderá ser feito por meio de livros-fôlha ou de fôlhas avulsas, genèricamente chamadas "folhas de pagamento”, e elaborados, de acôrdo com os boletins de alterações.
Parágrafo único. Haverá modelos padronizados para:
a) livros-fôlha;
b) fôlha avulsa para elaboração mecânico-automática;
c) fôlha avulsa para elaboração dactilográfica ou manual.
Art. 14. O modêlo para o sistema de elaboração mecânico-automática, desde já adotado. de acôrdo com o art. 13 do decreto-lei número 204, de 25 de janeiro de 1938, conterá:
a) no anverso da página: o nome dos funcionários ou extranumerários, o prefixo ou código dos cargos ou funções, o número da matrícula, a freqüência, os vencimentos ou salário, os acréscimos, o total de descontos, o líquido a pagar, espaço para assinatura, espaço para rubrica do funcionário que efetuar o pagamento e para observações;
b) no verso: o código dos prefixos dos cargos ou funções, todos os elementos para classificação e apuração da despesa e finalmente os dados necessários ao processamento.
§ 1º À fôlha de pagamento será anexada, para cada consignatário, uma relação, contendo as alterações mensais verificadas no crédito do mês anterior, reportadas às listas analíticas organizadas periòdicamente, quer para os descontos obrigatórios, quer para os autorizados.
§ 2º Das relações de descontos, obrigatórios ou autorizados, constará apenas o número da matrícula do funcionário ou extranumerário.
§ 3º No ato do pagamento, o funcionário ou extranumerário receberá um extrato de todos os elementos lançados em fôlha.
§ 4º O consignatário receberá no ato do pagamento a relação de que trata o § 1º.
Art. 15. Nenhum desconto poderá ser feito em fôlha de pagamento, sem que conste o lançamento correspondente na ficha financeira individual.
CAPÍTULO VI
DA ESCALA DE PAGAMENTO
Art. 16. O Serviço do Pessoal organizará e fará publicar no "Boletim do Pessoal” a escala dos pagamentos, indicando as fôlhas que serão pagas em cada dia útil.
§ 1º Para rigorosa observância da escala de pagamentos, será organizada um tabela a ser adotada pelos diferentes órgãos administrativos, e da qual constarão, para cada fôlha, os seguintes dados:
I, a data improrrogável de encerramento, na Secção de Controle, de averbações e alterações de qualquer natureza;
II, a data improrrogável em que deverá ter entrada, na Secção de Controle, o boletim de freqüência;
III, a data improrrogável em que a Secção de Controle deverá entregar à Secção Financeira o boletim de alterações;
IV, a data improrrogável de entrega das fôlhas de pagamento para registro;
V, a data improrrogável em que as fôlhas deverão ter entrada na Tesouraria.
§ 2º Essa tabela será organizada, de modo que cada um dos órgãos nela indicados possa desempenhar suas atribuïções dentro do período regimental do trabalho.
§ 3º Quando não for observado qualquer dêsses prazos, o órgão que receber retardadamente os elementos fará a sua exclusão e as comunicações necessárias para a responsabilidade do funcionário culpado pelo atrazo.
§ 4º Qualquer antecipação na escala de pagamenos determinará idêntica antecipação do encerramento das averbações, alterações e freqüência, bem como dos prazos indicados na tabela.
§ 5º As retificações, omissões e aditamentos referentes ao pagamento de um mês serão atendidos nas fôlhas de pagamento dos meses subseqüentes.
Art. 17. Quando se tratar de fôlhas não previstas na tabela, sendo reünidas e elaboradas, com observância dos prazos normais fixados para cada órgão, sem prejuízo dos trabalhos concernentes às fôlhas tabeladas.
Art. 18. Ficam suprimidas as fôlhas aditivas.
CAPÍTULO VII
DOS ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS
Art. 19. Haverá na Secção Administrativa assentamentos completos para cada funcionário ou extranumerário.
Parágrafo único. Para extranumerários diaristas admitidos para execução de serviços eventuais e para os tarefeiros, o registro se fará resumidamente, dispensando-se o assentamento individual.
Art. 20. Os assentamentos individuais deverão ser feitos em modêlo-padrão do qual constarão, obrigatòriamente:
a) todos os elementos de identificação civil;
b) anotação dos dados relativos à habilitação;
c) tempo apurado e assentamento das diversas modalidades;
d) elementos ponderados relativos à natureza da atividade;
e) discriminação do exercício;
f) elogios e penalidades;
g) trabalhos publicados;
h) todos os dados que se relacionem, direta ou indiretamente, com a atividade pública.
Art. 21. Revogam-se as disposições em contrário.
Rio de Janeiro, em 29 de janeiro de 1938. – Fernando Costa.