decreto nº 14.588, de 20 de janeiro de 1944.
Aprova o Regimento do Serviço de Comunicação do Ministério da Fazenda.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, usando da atribuição que lhe confere o artigo 74, letra a, da Constituição,
Decreta:
Art. 1º Fica aprovado o Regimento do Serviço de Comunicações (S. C.) do Ministério da Fazenda, que com êste baixa.
Art. 2º Êste decreto entrará em vigor na data de sua publicação.
Art. 3º Revogam-se as disposições em contrário.
Rio de Janeiro, 20 de janeiro de 1944; 123º da Independência e 56º da República.
Getúlio Vargas
A. de Sousa Costa
Regimento do Serviço de Comunicações do Ministério da Fazenda
CAPÍTULO I
Da Finalidade
Art. 1º O Serviço de Comunicações (S. C.) é diretamente subordinado ao Diretor Geral da Fazenda Nacional e tem por finalidade:
I - O exercício de tôdas as funções referentes ao recebimento, registro, distribuição, guarda e expedição da correspondência destinada às repartições do Ministério, localizadas no edifício-sede; e
II - atender a reclamações e informações em geral, pertinentes às atividades do Ministério da Fazenda, orientando o público sôbre as mesmas.
CAPÍTULO II
DA ORGANIZAÇÃO
Art. 2º O S. C. é constituído dos seguintes órgãos:
I - Secção de Recebimento e Codificação (S. R. C.);
II - Secção de Expedição (S. E.);
III - Secção de Informações (S. I.);
IIII - Secção de Publicação de Despachos (S. P. D.);
V - Secção de Orientação e Reclamações (S. P. D.);
VI - Arquivo (A.), compreendendo:
a) secção de Preparação e Classificação (S. P. CI.);
b) secção de Guarda e Conservação (S.G.R.);
c) secção de de Cerdidões (S. Ce.).
Parágrafo único. As secções poderão dividir-se em turmas, conforme as necessidades dos serviços.
Art. 3º O Chefe do Serviço de Comunicações será um Secretário.
Art. 4º O Arquivo e as Secções terão, cada um, um chefe.
Art. 5º Os órgãos que integram o S. C. funcionarão perfeitamente coordenados, em regime de mútua colaboração, sob a orientação do Chefe do S. C.
CAPÍTULO III
DA COMPETÊNCIA DOS ÓRGÃOS
Art. 6º Compete á S. R. C.:
I - receber tôda a correspondêcia dirigida às repartições do M. F. localizadas no edifício-sede, passando os recibos que forem necessários;
II - verificar se a correspondência está redigida em têrmos e, quando a natureza do papel o reclame, se está devidamente selado e se atende às demais exigências legais;
III - examinar e classificar o conteúdo da correspondência oficial, conferir o número de anexos, quando houver, observadasas normas estabelecidas para a correspondência oficial;
IV - registrar a correspondência em rigorosa ordem numérica de entrada;
V - fornecer às partes, no ato de entrega,o comprovante de entrada, como número correspondente ao registro;
VI - encaminhar a correspondência “Secreta”, “Confidêncial” e “Reservada” direta e imediatamente aos respectivos destinatários, por intermédio da S. E.;
VII - proceder à codificação da correspondência recebida;
VIII - verificar nos fichários o destino dado aos antecendentes da correspondência, quando esta os indicar expressamente, afim de ser procedida a anexação;
IX - encaminhar, por intermédio da S. E., aos órgãos respectivos os papéis que devam ser anexados a processos anteriores em trânsito;
X - preencher as fichas de protocolo; e
XI - encaminhar à S. E. a correspondência entrada, acompanhada das respectivas fichas.
Art. 7º Compete à S. E.;
I - receber da S. R. C. a correspondência entrada, verificando se as fichas que a acompanham estão perfeita e devidamente preechidas;
II - enviar a cporrespondência recebida da S. R. C. às repartições a que se destinar;
III - enviar à S. I. as fichas que devem ser guardadas imediatamente;
IV - remeter, diariamente, aos dirigentes das Repartições do Ministério, uma das vias das fichas, para que tenham conhecimento dos assuntos enviados para estudos nos órgãos que dirigirem;
V - examinar a correspondência a expedir, verificando se o original está assinado e as cópias rubricas, bem como se os anexos mencionados conferem;
VI - prepara as sobrecartas para expedição da correspondência;
VII - preparar as guias de remessa da correspondência por via postal;
VIII - preencher o talonário de recibos de entrega da correspondência e manter atualizado o fichário dos mesmos;
IX - manter atualizado o registro dos nomes de todos os chefes dosórgãos do Ministério, bem como do endereçodas repartições do Serviço Público;
X - manter atualizado os horários de tôdas as vias de transporte utilizáveis para expedição da correspondência.
Art. 8º Compete À S. I.:
I - receber e distribuir pelos respectivos fichários remetidas pela S. E.;
II - atender, durante o expediente do Ministério, todos os pedidos de informações sôbre o movimento dos processos, solicitados, por tefone ou diretamente, pelos chefes das repartições, funcionários do Ministério e interessados;
III - controlar o trânsito dos processos ou documentos entre as Secções dos diversos órgãos do Ministério, anotando na ficha cronológica o movimento verificado.
Art. 9º Compete à S. P. D.:
I - receber da S. E. os processos ou documentos cujos despachos ou decisões devam ser publicados no Diário Oficial;
II - articular-se com o Departamento de Imprensa e Propaganda para am divulgação de atos oficiais deinterêsse público;
III - relacionar a matéria a ser publicada no Diário Oficial;
IV - preparar os extratos para publicação, dos quais deverão constar o número do processo, o resumodo assunto e o despacho.
Art. 10 Compete à S.O.R.:
I - prestar tôdas as informações relativas à repartições do Ministério e outras que forem necessárias afim dehabilitar o público à objetivação de suas pretensões;
II - fornecer modelos, fórmulas ou instruções para orientação dos interessados;
III - esclarecer o público sôbre cada uma das atividades do Ministério, indicando quais as exigências necessárias à instrução dos processos;
IV -receber, anotando em impresso próprio, as queixas ou reclamações recebidas, formuladas, entrando em entendimento diretocom as mesmas para obter soluções rápidas; e
VI - prestar aos interessados os esclarecimentos relativos às providências dadas.
Art. 11Compete ao A.:
I - Por intermédio da S. P. CI.:
a) receber e examinar tôda a correspondênciaa ser arquivada;
b) promover a desinfesção dos processos e documentos;
c) ordnar as fôlhas dos processos, prendê-las se estiver soltas e corrigir, dentro do possível, os defeitos que o material enviado apresentar;
d) preparar as fichas de preferência julgadas, necessárias à pornta localização dos processos e documentos arquivados;
e) guardas as fichas e manter em ordem todos os fichários do arquivo; e
f) encaminhar à S. G. C., os processos e documentos classificados.
II - Por Intermédio da S.G.C.:
a) dispor o material a ser arquivado, segundo as indicações de classificação, em estantes ou arquivos adequados;
b) atender às requisições de processos ou documentos, para estudo ou consultas;
c) examinar periódicamente o material arquivado, providenciando a restauração do que não se entcontrar em bom estado de conservação;
d) promover a inutilização ou incineração dos papéis julgados sem valor, mediante autorização do Chefe do S.C.;
e) providenciar sobre a microfilmagem dos processos e documentos de interesse para o Ministério, remetendo ao Arquivo Nacional os de valor histórico; e
f) fornecer aos intessados, mediante indenização, cópias ampliadas de microfilmagens dos documentos arquivados, que forem aujtorizados pelos dirigentes dos órgãos a que disser respeito o assunto.
III - Por intermédio da S. Ce.:
a) obeter da S.G.C os documentos e processos cobre os quais exitam pedidos de certidões; e
b) lavrar certidões e extrair cópias de documentos arquivados, de côrdo com as exigências legais e que forem autorizadas pelos dirigentes dos órgãos a que disser respeito o assunto.
capítulo iv
DAS ATRIBUIÇÕES DOS FUNCIONÁRIOS E EXTRENUMERÁRIOS
Art. 12. Incumbe ao Chefe do S. C.:
I - dirigir, coordenar e fiscalizar os trabalhos do S. C.;
II - propor ao Diretor Geral da Fazenda Nacional as providências que julgar convenientes aos interesses dos serviços;
III - apresentar, anualmente, ao Diretor Geral da Fazenda Nacional o relatório das atividades do S. C.;
IV - baixar instruções para a execução dos trabalhos do S. C.;
V - elaborar e submeter á apreciação do Diretor Geral da Fazenda Nacional as instruções gerais do serviço, bem como quaisquer alterações que julgar necessárias, quando afetarem os trabalhos de outros órgãos do Ministério;
VI - resolver direta e pessoalmente com os chefes dos órgãos componentes do S. C., os assuntos que dependam de sua decisão;
VII - Distribuir os servidores pelos órgãos componentes do S. C., de acôrdo com a conveniência dos trabalhos;
VIII - elogiar ou impor penas disciplinares, inclusive a de suspensão até 15 dias, e representar ao Diretor Geral da Fazenda Nacional, quando a penalidade exceder á sua alçada;
IX - propor ou admitir e dispensar o pessoal extranumerário, na norma da legislação em vigor;
X - aprovar a escala de férias do pessoal do S. C.;
XII - antecipar ou prorrogar o período normal do trabalho, até uma hora diária;
XIII - designar e dispensar o seu secretário e os ocupantes de funções gratificadas de chefia, bem como os respectivos substitutos eventuais;
XIV - expedir boletins de merecimento;
XV - autorizar a antecipação ou prorrogação remunerada do período normal de trabalho;
XVI - promover visitas e outras medidas julgadas aconselháveis ao aperfeiçoamento do pessoal;
XVII - coligar os dados para a elaboração da proposta orçamentária; e
XVIII - organizar, conforme a necessidade do serviço, turnos de trabalhos com horários especial e dar conhecimento ao Serviço de Pessoal.
Art. 13. Aos Chefes de Seção e do Arquivo compete dirigir, coordenar e fiscalizar a execução dos trabalhos respectivos, devendo, para tanto;
I - distribuir o pessoal pelos diversos setores, de acordo com as conveniências do serviço;
II - distribuir os trabalhos ao pessoal lotado no respectivo setor;
III - acompanhar e controlar a execução dos serviços, estabelecendo as rotinas baixadas pelo Chefe do S. C.;
IV - velar pela disciplina e manutenção do silêncio nas salas de trabalho;
V - impor penas disciplinares de advertência e repreensão e submeter a caso á apreciação do Chefe do Serviço, quando a penalidade a aplicar não estiver na sua alçada;
VI - propor ao Chefe do S. C., a escala de férias do pessoal da Secção;
VII - expedir boletins de merecimento; e
VIII - organizar e submeter á aprovação do Chefe S. C., estatísticas e relatórios referentes aos serviços que lhes estejam afetos.
Parágrafo único. Ao Chefe do caberá ainda indicar ao Chefe do Serviço os funcionários que devam exercer as funções de chefia das Secções que lhe são subordinadas, bem como os respectivos substitutos eventuais.
Art. 14. Aos servidores em geral, com exercício no S. C., incumbe executar os trabalhos que lhes forem determinados pelos Chefes imediatos.
capítulo v
DA LOTAÇÃO
Art. 15. O S. C., terá a lotação que for aprovada em decreto.
Parágrafo único. Poderá haver, além dos funcionários, extranumerário admitidos nos termos da legislação em vigor.
capítulo vi
DO HORÁRIO
Art. 16. O horário normal de trabalho será fixado pelo Chefe do S. C., respeitando o número de horas semanais ou mensais estabelecido para o Serviço Público Civil.
Art. 17. O Chefe do S. C., não fica sujeito a ponto, devendo, porém, observar o horário fixado.
capítulo vii
DAS SUBSTITUIÇÕES
Art. 18. Serão substituídos, automaticamente, em suas faltas ou impedimentos eventuais, até 30 dias:
I - O Chefe do S. C., por um Chefe de Secção por ele designado;
II - Os Chefes de Secção por servidores designados pelo Chefe do S. C., mediante pelo Chefe do S. C.
Parágrafo único. Haverá, sempre, servidores previamente designados para as substituições de que trata este artigo.
capítulo viii
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 19. As informações sobre o andamento de papeis somente poderão ser prestadas pela S. I.
Art. 20. Nos recintos de trabalho do S. C., só poderá ter ingresso os servidores lotados no mesmo.
Art. 21. Os assuntos de rotina do S. C., tratados entre as suas Seções e o Arquivo, não formarão processo.
Rio de Janeiro, 20 de janeiro de 1944.
A. de Souza Costa